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    秒速赛车八码:有效开展人力精简的三步法则

    《培训》 2009年4月10日 作者:周昌湘

           企业人力精简与人员招募一样,都是企业经营发展过程中必不可少的人资工作,是一种长期循环的行为。它就相当于人体的消化系统一样,在企业吸收优秀人才的同时,去除企业发展的不利因素,保证企业健康、持续地发展。

      通常企业人力精简可以分为三步进行,首先我们来看一下人力精简前的准备工作。



      人力精简前的准备

      企业开展人力精简工作,必须先考虑以下三个因素:

      其一,企业的发展战略。比如一家公司计划明年到欧洲发展,那么该公司是否需要将部分员工移转到国外?需要转移多少人?

      其二,产业前景。如该公司部分产品长期销售不佳,那么负责这些产品销售的部门是否需要进行适当的人力缩减?

      其三,经济环境。又如,企业所处的整体环境发生改变,企业营收因而下滑,为了维持利润,是否该考虑降低人事成本?

      当上述三个因素都考虑过后,在企业决定要精简人力时,我们在精简作业的流程中还必须要掌握两个原则:

      第一,诚信原则。诚信原则就是企业在面临人力精简时,应当坦诚地将公司的状况清楚地告知员工,让他们清晰地感觉到企业的诚意,并在沟通的过程中辅导、协助员工再就业。有些企业的负责人逃亡、不发工资、不缴社保费、无预警歇业等罔顾员工权益的行为,就不符合诚信原则。

      第二,合法原则。合法原则就是遵照法律上的规定,妥善安置被精简的员工。例如依照法律规定,企业裁减员工时,应该付出经济补偿金给员工做为补偿,以避免员工的生活受到冲击。

      因此,企业在精简人力时必须正确掌握这两个原则,否则往往会与员工产生冲突,甚至影响到企业的整体形象。



      第一步:决定精简人力的名单

      一般来说,企业精简人力可以分为两个阶段:

      第一阶段:按照企业所遇到的冲击,首先找出受到影响的部门,了解其产品和组织能力,决定到底要不要精简人力。例如,全公司营业额共衰退20%,其中A产品衰退最多,因此,A产品的部门要进行人力精简。除非,全公司的所有产品在市场的销售量都滑落了,才以整体平均的方式来看。

      通常,企业领导人要依照次年的业绩和利润,重新规划新的组织图,让部门的规模合适于未来。在新的组织图中,哪些人在或不在其中,都要让部门主管清楚地了解。而人力资源部门在精简人力的过程中,则扮演着专家角色和辅助角色,协助其它部门经理一起进行精简人力。

      第二阶段:按照组织内员工个人的绩效和年资,决定谁要被精简。例如,绩效最不好的人,会被优先精简。若公司比较需要资深、有经验的人,那么新进的员工也会被优先精简。

      此外,在筛选条件上,必须具有公开、公平的标准。企业可以设立一个审查委员会来决定,谁应该留下来,谁应该离开。在审查的过程中,部门主管也参与提供意见。

      确定精简名单后,企业要准备一份“人员安置计划”。例如,安排A员工到其它部门工作,或是到公司的关系企业工作,如果该员工不接受,再让他接受裁员。需要注意的是,裁员是企业精简人力的最后一招,对于大多数员工来说,只要可以保住工作权,企业实行减薪、调动、减少福利项目等举措都是可以接受的。只有当公司通过审核,认为该员工确实不符合公司需要,才能解雇他。

      当然,为了避免过于轻率、匆促地决定精简名单,建议企业在执行精简之前两、三个月内就开始准备。比如,企业预计将在十二月底裁员,那么从十月初开始就要准备人力的试算与盘点。这些前置作业包含被精简的人数和费用预估,费用的估算通常是以员工的年资为基础,计算出经济补偿金的金额,以做为参考数据。



      第二步:公开诚实地宣达政策

      在采取降低成本、精简人力同时,企业应当秉承开诚布公的态度,以明确的信息和书面数据为依据,将公司的政策公开诚实地向员工宣达,展现出大家一起共度难关的信念。

      企业领导层的公开宣布,可以让员工有心理准备,并清楚了解公司现况。例如,向员工宣告未来将缩减加班费和福利,如果还是无法维持公司营运,则将调降薪水、福利。重点是一定要让员工知道,公司不是一定要裁员,也希望可以保留员工的工作权,要让员工感受到公司的诚意。

      要注意的是,在减薪的部分,不能由公司直接跟员工说减薪,这是不合法的。通常,必须经过劳资双方的协商,而且最好是从高阶主管开始,非万不得已,不要向基层人员开刀。正确的做法应该是:告诉A员工,他薪资中职务加给的五百元,从下个月开始将不再提供。但如果未来公司赚钱,这五百块会再补给他,并询问他的意愿。如果他不愿意,只好告诉他,公司必须解雇他了;如果他同意,就可以继续工作下去。这整个过程中,一定要有沟通和书面记录,表示双方曾做过沟通协调,并取得共识。

      第三步:事先进行主管训练

      在精简人力的过程中,部门主管扮演非常重要的沟通协商角色,必须站在公司这一方,与员工沟通。为了让部门主管在与员工沟通时能够顺利,企业可在事前提供部门主管训练,让主管了解自己的角色和沟通技巧。比如,员工如果询问解雇理由时,主管该如何回答等(见图表1)。

      首先,部门主管与员工沟通的过程中,应诚恳地告诉员工为什么公司要这么做,让员工知晓公司希望帮助他降低个人损害的意愿,并将协助他找到下一份工作。一般,为了减轻员工所受的损害,企业可以协助员工到就业服务中心找工作,或是请专家来跟他们做培训,帮助他们学会如何填写履历,进行求职面谈等,增加其就业机会。

      其次,对于高层主管,可以将他的履历表送至猎头公司,协助他找到下一份工作。如果是中高龄的员工,因为他们再找工作不太容易,可以协助他们理财、创业,或是寻求找加盟店、厂商的帮助,让他们有下一个工作的可能性。公司甚至可以为被精简的员工举办欢送会、颁发感谢状,温馨地划下句点。这些行为在精简人力上都是加分的,因为公司不只支付钱给被裁员者,还帮助他找新的工作、降低员工心里的惶恐与对企业的怨恨。

      再次,在精简员工的过程中,有的企业可能会为了避免个别员工得知裁员消息后,带走重要数据,因而采取临时告知的方式,让员工当天早上就打包离开。这种做法太过突然,也没有顾及其他员工的心理感受。如果企业真的必须这样做,建议最好事先让员工了解会有这样的可能性,让他有心理准备,并且最好是在礼拜五下班前一个小时与员工约谈,因为隔天是双休日,可以让彼此有个冷却期。此外,企业在当天解雇员工的情况下,依照法律规定,除了要给予经济补偿金,还必须多给员工一个月薪水的预告工资。如果是一群员工,这样的方法就不适合。建议企业还是要按照正式的程序,事先商谈,找到让员工能够接受的方案。

      最后,不要忘记安抚留任员工。例如公司有500人,精简了50人,这个状况会让留任的员工担心自己就是下一个被裁员的人。所以,企业要安抚他们,请他们不要担心,表示不会再有第二次裁员,并说明公司未来的愿景和新组织图,勉励大家好好努力。

      此外,企业应简化组织相关作业流程,以减轻留任员工的工作负担。因为精简人力后,如果组织流程、管理制度还是很复杂,会导致留任员工无法负荷庞大的工作量,反而降低企业及个人的工作效率。由此可见,企业在处理精简人力的过程中,除了秉持诚信和合法的原则,如果可以在事前沙盘推演得更仔细、准备越多,遇到的状况和困难就会越少。

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